I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como la “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico” (“Ley 230”), establece que el Secretario de Hacienda (“Secretario”) preparará, al terminar cada año económico, informes generales para la Asamblea Legislativa, para el Gobernador y para el público, que presenten claramente el resultado de las operaciones financieras del Gobierno. Preparará, además, todos aquellos informes financieros que periódica o eventualmente requieran la Asamblea Legislativa, el Gobernador, la Oficina de Gerencia y Presupuesto y la Junta de Planificación. El Secretario también podrá preparar otros informes que le sean solicitados por cualquier dependencia, siempre que se justifique su necesidad y que su preparación no resulte onerosa. Cada dependencia, entidad corporativa o Cuerpo Legislativo suministrará al Secretario los informes financieros auditados relacionados con su condición y operaciones financieras que él le solicite y que sean necesarios para llevar a cabo las funciones que esta ley le encomienda.
La Orden Ejecutiva Núm. 2021-018 (“OE-2021-018”) firmada por el Gobernador de Puerto Rico el 9 de marzo de 2021, designó al Secretario de Hacienda como el Principal Oficial Financiero del Gobierno de Puerto Rico (CFO, por sus siglas en inglés). Dicha Orden centraliza en la figura del CFO todas las funciones y responsabilidades de control y gestión financiera en Puerto Rico. Particularmente, faculta al CFO a asegurar que se cumpla con la política pública financiera del Gobierno de Puerto Rico, incluyendo, pero sin limitarse, a la preparación y publicación oportuna de los estados financieros auditados de las agencias del Gobierno de Puerto Rico. Además, la OE 2021-018 ordena a toda agencia, instrumentalidad y corporación pública del Gobierno de Puerto Rico a proveer al CFO o cualquier agencia o entidad autorizada por este, la información necesaria para poder entregar lo estados financieros auditados, según es requerido y ordena que los requerimientos del CFO sean atendidos con prioridad.
II. PROPÓSITO
Esta Carta Circular tiene el fin de establecer las fechas que deberán cumplir las agencias, instrumentalidades y corporaciones públicas, las cuales son improrrogables, para la emisión de los estados financieros correspondientes a los años fiscales 2023 y 2024, e informar el plan de trabajo y requerimientos para la emisión de estos.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Las fechas establecidas para las emisiones de los estados financieros del Gobierno de Puerto Rico son las siguientes:
B. Agencias – cierres contables, cartas circulares y solicitud de información
- Las Agencias deberán mantener al día sus cierres contables, de manera que no atrase el proceso de emisión de los estados financieros.
- Las Agencias deben someter las cartas circulares requeridas.
- Las Agencias deberán responder con premura cualquier solicitud de información de los auditores externos.
C. Unidades Componentes – Trabajos de auditoría y estados financieros
- El Departamento de Hacienda (“Departamento”) desarrolló una iniciativa de evaluación para monitorear, dar seguimiento, identificar retos, y establecer cursos de acción para atender las situaciones que puedan presentarse en los procesos de auditoría (conocido como Audit Readiness Evaluation). Particularmente, se ha requerido a las Unidades Componentes que completen un cuestionario, Audit Readiness Questionnaire (ARQ) (Anejo), para conocer el estatus de los trabajos de auditoría y que se establezca un Plan de Trabajo específico para que cumplan con las fechas establecidas por el Departamento.
- Las Unidades Componentes deben cumplir con los requerimientos y las fechas establecidas a continuación:
D. Sistemas de Retiro
Los Sistemas de Retiro deben cumplir con los requerimientos y las fechas establecidas a continuación:
Reiteramos que para el Gobierno de Puerto Rico es de máxima prioridad emitir los Estados Financieros Auditados dentro de las fechas establecidas. Para lograr este objetivo, es sumamente importante la pronta emisión de los estados financieros de las Unidades Componentes.
Por tanto, cualquier agencia, instrumentalidad y corporación pública, incluyendo a sus Directores y Jefes de Agencia, que no cumplan con las disposiciones establecidas en esta Carta Circular estarán sujetas a las penalidades dispuestas en la Ley 230. Además, se enfrentarán a otras repercusiones que podrían incluir, pero no se limitarán, a la no autorización de desembolsos solicitados por la entidad o la no transferencia de fondos asignados a la entidad, así como incluirla en una lista pública de entidades morosas.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-33-21 del 30 de junio de 2021.
La información requerida en esta Carta Circular se enviará a la Oficina de Informes Financieros del Área de Finanzas Públicas, a la siguiente dirección electrónica: https://dhpr.sharepoint.com/sites/hacienda/cartas_circulares
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a consultasistemasfiscales@hacienda.pr.gov.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central” - También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en pdf:
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias, instrumentalidades y corporaciones públicas hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal responsable de preparar y tramitar la información solicitada.
Cordialmente,
Lcdo. Nelson J. Pérez Méndez
Secretario de Hacienda Interino
Anejo