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Programa W-2 e Informativas 2013 para todo patrono que rinda menos de 250 Comprobantes de Retención o menos de 250 Declaraciones de Informativa

El Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado, en la Sección 1063.09 y 6051.12 establece que el Secretario de Hacienda está autorizado a no aceptar en papel los Comprobantes de Retención y Declaración Informativas, que requieran ser rendidos por un Patrono o Agente Retenedor. Además, la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 13-19, emitida el 10 de septiembre de 2013, estableció que solo se aceptará la Radicación de dichos formularios mediante transferencia electrónica.

A partir del año contributivo 2013, todos los formularios radicados deben llevar impreso un Número de Confirmación de Radicación Electrónica en el espacio correspondiente. Este programa le incluirá automáticamente este Número  de Confirmación luego de completada la transferencia electrónica para cada formulario radicado.

El programa de W2 e Informativas será utilizado por todo patrono que rinda menos de 250 Comprobantes de Retención o menos de 250 Declaraciones de Informativas.

Este Programa le permite realizar los siguientes procedimientos:

1. Generar los archivos con la información de los siguientes formularios según requerido por el Departamento:

  • Comprobantes de Retención, Corrección al Comprobante de Retención y Estado de Reconciliación de Contribución sobre Ingresos Retenida (Formularios 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR y 499R-3)

  • Declaraciones Informativas (Formularios 480.5, 480.6A, 480.6B, 480.6C, 480.6D, 480.7, 480.7A, 480.7B, 480.7C y 480.7D)

  • Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención y Planilla Anual de Contribución sobre Ingresos Retenida en el Origen a No Residentes (Formularios 480.6B.1 y 480.30)

El archivo que este Programa genera para los Comprobantes de Retención cumple con los requisitos de la Administración del Seguro Social, por lo que puede transmitir electrónicamente el mismo y enviarlo a dicha agencia. Este proceso le permitirá cumplir con los requisitos de la información solicitada en la Forma W-3 PR del Departamento de Rentas Internas Federal.

2. Imprimir la Copia B y Copia C del Comprobante de Retención para el empleado y las copias de las Declaraciones Informativas para quien recibe el pago.

3. Provee para importar información de nómina en Excel o formato de texto. Si no puede exportar la información de su aplicación de nómina para crear la hoja electrónica en Excel o formato de texto debe comunicarse con el suplidor de su aplicación. Por lo general, todas las aplicaciones de nómina proveen herramientas para generar hojas electrónicas.

Para utilizar este Programa debe tener el Código de Acceso asignado por el Departamento. Este Código es único para cada Patrono o Agente Retenedor. Si no ha recibido el Código de Acceso, puede accederlo de las siguientes maneras:

Todo Representante o Especialista en Planillas deberá acompañar una autorización escrita del Patrono para poder solicitar el Código de Acceso.

Los Formularios deberán rendirse según se detalla a continuación:

Formulario
Fecha
499R-2/W-2PR

31 de enero de 2014

(si necesita tiempo adicional favor completar
Modelo SC 2727)
480.7A, 480.7D y 480.5
31 de enero de 2014
480.6A, 480.6B, 480.6D, 480.5 Y 480.6B.1 28 de febrero de 2014
480.7, 480.7B, 480.7C y 480.5

28 de febrero ó 30 de agosto de 2014

(para más información vea Publicación 13-06)
480.6C, 480.30 y 480.5 15 de abril de 2014
 

Requisitos para Instalar el Programa

Todo Sistema Operativo debe estar al día con sus "Service Packs" y los "Critical Updates".
Tamaño: 15 MB de Programa
Requisitos:
Sistema Operativo Windows XP SP3 / Vista SP1 / Windows 7 / Windows 8

  • Procesador 1Ghz o mayor
  • 512 MB de Memoria (RAM) o mayor
  • Monitor y Adaptador VGA
  • 25 MB de espacio disponible en disco duro (HD)

Equipo:

  • Impresora Láser

Requisitos de Sistema

Debe tener:

Versión Build 13.0.3

 

Recomendamos que imprima el Manual del Usuario para facilitar el uso del Programa. El mismo se instala automáticamente al bajar el Programa y está localizado en: Start / Programs / Programa W-2 e Informativas 2013 / Manual en Español. Para preguntas relacionadas con la utilización del mismo refiérase a la Sección de Preguntas Frecuentes en el Manual del Usuario o envíenos un correo electrónico a w2Info@hacienda.gobierno.pr

Oprima aquí, para instrucciones de configurar un "Proxy Server".

 

Otras alternativas de radicación de formularios

 

Si no utiliza este Programa, ya sea porque el  Patrono utiliza un servicio privado de nómina o esté obligado a rendir 250 o más Comprobantes de Retención o 250 o más Declaraciones Informativas, deberán hacer la radicación por transferencia electrónica, a través de Colecturía Virtual o mediante la Validación y Transferencia de Archivo de los formularios listados en la CC 13-09.
Además, debe cumplir con las especificaciones contenidas en las Publicaciones:

  • Publicación 13-05 - Form 499R-2/w-2PR (Copy A) Electronic Filing Requirements for Tax Year 2013, oprima aquí para Versión Zip. ó Versión Pdf.

  • Publicación 13-06 - Form 499R-2c/W-2cPR Electronic Filing Requirements For Tax Year 2013, oprima aquí para Versión Zip. ó Versión Pdf.

  •  Publicación 13-07 - Informative Returns Electronic Filing Requirements For Tax Year 2013, oprima aquí para Versión Zip. ó Versión Pdf.

  • Deberá solicitar autorización para la reproducción de los formularios a través de correo electrónico forms@hacienda.gobierno.pr o comunicarse al (787) 722-0216, opción 7.

    Recuerde que deberá mantener una copia del archivo Núm. Cuenta Patronal.I13 en su computadora además de realizar un resguardo externo en el medio magnético que elija. Ej. Disco compacto, disco externo, etc. con los datos de los formularios para poder reconstruir o proveer la data de los mismos, por un período mínimo de 10 años. El Departamento de Hacienda no provee datos de la transferencia electrónica.

Para preguntas relacionadas con la utilización del Programa refiérase a la Sección de Preguntas Frecuentes en el Manual del Usuario o envíenos un correo electrónico a w2Info@hacienda.gobierno.pr

 
 

¡Advertencia!
El Departamento de Hacienda solamente aceptará aquellos formularios aprobados por la División de Formas y Publicaciones. Estos deben ser legibles y que estén impresos en una impresora láser.

El Departamento no se hace responsable del método que haya usado para imprimir los formularios. El Departamento de Hacienda no se responsabiliza por el uso de este Programa

 

 

 
     
 

Departamento de Hacienda
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