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Programa de Comprobante de Retención W-2PR e Informativas 2014 en adelante (2014-2016) /W-2PR & Informative Returns Program 2014 on foward (2014-2016) Incluye Informativas Entidades Conducto

El Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado, en la Sección 1063.09 y 6051.12 establece que el Secretario de Hacienda está autorizado a no aceptar en papel los Comprobantes de Retención W-2PR y las Declaraciones Informativas, que requieran ser rendidos por un patrono o agente retenedor. Además, la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 13-19, emitida el 10 de septiembre de 2013, estableció que sólo se aceptará la radicación de dichos formularios mediante transferencia electrónica.

El programa de Comprobante de Retención W-2 PR e Informativas será utilizado por todo patrono que rinda menos de 250 Comprobantes de Retención o menos de 250 Declaraciones de Informativas, excepto las de entidades conducto.

Este programa permite realizar los siguientes procedimientos:

1. Radicar electrónicamente lo siguiente formularios:

  • Comprobantes de Retención (Formulario 499R-2/W-2PR)
  • Corrección al Comprobante de Retención (Formulario 499R-2c/W-2cPR)
  • Estado de Reconciliación de Contribución sobre Ingresos Retenida (Formulario 499-R3)
  • Declaraciones Informativas (Formularios 480.5, 480.6A, 480.6B, 480.6C, 480.6D, 480.7, 480.7A, 480.7B, 480.7C y 480.7D); incluyendo las de entidades conducto 480.6EC, 480.6CPT y 480.6F).
  • Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención y Planilla Anual de Contribución sobre Ingresos Retenida en el Origen a No Residentes (Formularios 480.6B.1 y 480.30). 

2. Generar un archivo para los Comprobantes de Retención que cumplan con los requisitos de la Administración del Seguro Social, por lo que puede transmitir electrónicamente y enviarlo a dicha agencia. Este proceso le permitirá cumplir con los requisitos de la información solicitada en el Formulario W-3PR del Departamento de Rentas Internas Federal.

3. Imprimir la copia del Comprobante de Retención para el empleado y las copias de las Declaraciones Informativas para quien recibe el pago.

4. Importar información de nómina en excel o formato de texto. Si no se puede exportar la información de la aplicación de nómina para crear la hoja electrónica en excel o formato de texto el usuario se deberá comunicar con el suplidor de su aplicación. Por lo general, todas las aplicaciones de nómina proveen herramientas para generar hojas electrónicas. 

Para utilizar este programa, debe estar registrado en Colecturía Virtual y tener el código de acceso asignado por el Departamento. A partir del año contributivo 2016, la Notificación a Patronos y Agentes Retenedores código de acceso y número de control estará disponible únicamente en forma electrónica. Este código es único para cada Patrono o Agente Retenedor. Para obtener el código de acceso debe:

Para solicitar el código de acceso, todo Representante o Especialista en planillas deberá someter una autorización escrita del Patrono.

Fechas límite para entregar los Comprobantes de Retención W-2 y Declaraciones Informativas (Formulario 480)

El 31 de enero de 2017 es la fecha límite para entregar los Comprobantes de Retención W-2 (Formulario 499R-2/W-2PR) a sus empleados y someterlos electrónicamente al Departamento de Hacienda.

Las fechas límite para someter al Departamento de Hacienda los formularios son:

  • Formulario 499R/W-2PR: 31 de enero de 2017 (si necesita tiempo adicional puede completar el Formulario Modelo SC 2727. Hacer clic aquí para radicar electrónicamente el formulario). Hacer referencia a la Publicación 16-04. Hacer clic aquí para bajar la Publicación.
  • Formulario 480.7A, 480.7D y 480.5: 31 de enero de 2017
  • Formulario 480.6A, 480.6B, 480.6D, 480.5 y 480.6B.1: 28 de febrero de 2017  
  • Formulario 480.7, 480.7B, 480.7C y 480.5: 28 de febrero de 2017 ó 30 de agosto de 2017. Para más información, hacer referencia a la Publicación 16-06. Hacer clic aquí para bajar la Publicación.
  • Formulario 480.6C, 480.30 y 480.5: 17 de abril de 2017

Accede al programa W-2PR e Informativas 2014 en adelante (2014-2016)

Para acceder al programa 2014 en adelante (2014-2016), hacer clic aquí.


Otras alternativas de radicación de formularios

Si no utiliza este programa, ya sea porque el patrono utiliza un servicio privado de nómina o esté obligado a rendir 250 o más Comprobantes de Retención o 250 o más Declaraciones Informativas, deberán hacer la radicación por transferencia electrónica, a través de Colecturía Virtual o mediante la Validación y Transferencia de Archivo de los formularios listados en la CC 13-19.

Además, debe cumplir con las especificaciones contenidas en las publicaciones:

  • Publicación 16-04 - Form 499R-2/W-2PR (Copy A) Electronic Filing Requirements for Tax Year 2016. Hacer clic aquí para obtener publicación.
  • Publicación 16-05 - Form 499R-2c/W-2cPR Electronic Filing Requirements For Tax Year 2016. Hacer clic aquí para obtener la publicación.
  • Publicación 16-06 - Informative Returns Electronic Filing Requirements For Tax Year 2016. Hacer clic aquí para obtener la publicación.

Deberá solicitar autorización para la reproducción de los formularios a través del correo electrónico: forms@hacienda.gobierno.pr o llamando al (787) 622-0123, opción 8.
 

Para preguntas relacionadas con la utilización del programa puede enviar un correo electrónico al: w2Info@hacienda.gobierno.pr

¡Advertencia! 

  • El Departamento de Hacienda solamente aceptará aquellos formularios aprobados por la División de Formas y Publicaciones. Estos deben ser legibles y que estén impresos en una impresora láser.
  • El Departamento no se hace responsable del método que haya usado para imprimir los formularios. El Departamento de Hacienda no se responsabiliza por el uso de este Programa.
  • El programa del año contributivo 2014 en adelante opera en una plataforma de Internet ("web base").

Requisitos de sistema

Navegadores de Internet:

  • Google Chrome-versión más reciente
  • Internet Explorer -versión 9 en adelante
  • Safari-versión más reciente (solo aplica a MAC)

Sistemas Operativos:

  • Windows 7 en adelante
  • Mac OS Yosemite 10.10

Aplicaciones para impresión e importar archivos:

  • Microsoft Excel 2007 en adelante (Mac/PC) para descargar la plantilla de importación de formularios
  • Adobe Reader 11 para imprimir los formularios y hoja de confirmación de radicación electrónica
  • Impresora Láser

Resolución de la computadora

  • Se recomienda una resolución de pantalla mínima de 960 x 824 para que se vea correctamente

Nota

  • No está optimizado para el uso en dispositivos móviles

Para acceder al programa 2014 en adelante, hacer clic aquí.

 


Manual de usuario W2 e Informativas

Para acceder al Manual de Usuario W2 e Informativas 2014, hacer clic aquí.

Para acceder al Manual de Usuario W2 e Informativas 2015, hacer clic aquí.