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Programa de Comprobante de Retención W-2PR e Informativas 2013/W-2PR & Informative Returns Program 2013

Programa Informativa Formulario W-2 e Informativas 2013 para todo patrono que rinda menos de 250 comprobantes de retención o menos de 250 Declaraciones de Informativa

Programa de Comprobante de Retención Formulario W-2PR e Informativas 2013/Forms W-2PR & Informative Returns Program 2013

El Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado, en la Sección 1063.09 y 6051.12 establece que el Secretario de Hacienda está autorizado a no aceptar en papel los Comprobantes de Retención W-2PR y Declaración Informativa, que requieran ser rendidos por un patrono o agente retenedor. Además, la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 13-19, emitida el 10 de septiembre de 2013, estableció que sólo se aceptará la radicación de dichos formularios mediante transferencia electrónica.

A partir del año contributivo 2013, todos los formularios radicados deben llevar impreso un número de confirmación de radicación electrónica en el espacio correspondiente. Este programa incluirá automáticamente este número  de confirmación luego de completada la transferencia electrónica para cada formulario radicado.

El programa de Comprobante de Retención W-2 PR e Informativas será utilizado por todo patrono que rinda menos de 250 Comprobantes de Retención o menos de 250 Declaraciones de Informativas.

Este programa permite realizar los siguientes procedimientos:

  1. Generar los archivos con la información de los siguientes formularios según requerido por el Departamento:
  • Comprobantes de Retención
  • Corrección al Comprobante de Retención 
  • Estado de Reconciliación de Contribución sobre Ingresos Retenida (Formularios 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR y 499R-3)
  • Declaraciones Informativas (Formularios 480.5, 480.6A, 480.6B, 480.6C, 480.6D, 480.7, 480.7A, 480.7B, 480.7C y 480.7D)
  • Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención y Planilla Anual de Contribución sobre Ingresos Retenida en el Origen a No Residentes (Formularios Modelos 480.6B.1 y 480.30). 

El archivo que este programa genera para los Comprobantes de Retención cumple con los requisitos de la Administración del Seguro Social, por lo que puede transmitir electrónicamente el mismo y enviarlo a dicha agencia. Este proceso le permitirá cumplir con los requisitos de la información solicitada en el Formulario W-3PR del Departamento de Rentas Internas Federal.

  1. Se debe imprimir la copia B y copia C del Comprobante de Retención para el empleado y las copias de las Declaraciones Informativas para quien recibe el pago.
  2. Provee para importar información de nómina en excel o formato de texto. Si no se puede exportar la información de la aplicación de nómina para crear la hoja electrónica en excel o formato de texto el usuario se deberá comunicar con el suplidor de su aplicación. Por lo general, todas las aplicaciones de nómina proveen herramientas para generar hojas electrónicas. 

Para utilizar este programa, se debe tener el código de acceso asignado por el Departamento. Este código es único para cada Patrono o Agente Retenedor. Para acceder al código de acceso se debe:

  • Acceder a la Colecturía Virtual (https://colecturia.hacienda.gobierno.pr/portal/)
  • Enviar un correo electrónico a w2info@hacienda.gobierno.pr
  • Llamar al (787) 722-7050 o (787) 722-0216 opción 6 y luego opción 3
  • Enviar un fax al (787) 977-3806

Para poder solicitar el código de acceso, todo Representante o Especialista en planillas deberá someter una autorización escrita del Patrono.

 

Fechas límite para entregar los comprobantes de retención W-2 y los formularios 480.

El 31 de enero de 2014 es la fecha límite para entregar los Comprobantes de Retención W2 (499R-2 / W-2PR) a sus empleados y someterlos electrónicamente al Departamento de Hacienda.

Las fechas límite para someter al Departamento de Hacienda las Declaraciones Informativas (Formularios 480) son:

  • Formulario 499R/W-2PR: 31 de enero de 2014 (si necesita tiempo adicional para completar el Formulario Modelo SC 2727, hacer clic aquí para bajar el fomulario). Hacer referencia a la Publicación 13-05. Hacer clic aquí para bajar la Publicación.
  • Formulario 480.7A, 480.7D y 480.5: 31 de enero de 2014
  • Formulario 480.6A, 480.6B, 480.6D, 480.5 y 480.6B.1: 28 de febrero de 2014  
  • Formulario 480.7, 480.7B, 480.7C y 480.5: 28 de febrero ó 30 de agosto de 2014 (Para más información, hacer referencia a la Publicación 13-07, hacer clic aquí para bajar la Publicación.
  • Formulario 480.6C, 480.30 y 480.5: 15 de abril de 2014

Otras alternativas de radicación de formularios

Si no utiliza este programa, ya sea porque el patrono utiliza un servicio privado de nómina o esté obligado a rendir 250 o más Comprobantes de Retención o 250 o más Declaraciones Informativas, deberán hacer la radicación por transferencia electrónica, a través de Colecturía Virtual o mediante la Validación y Transferencia de Archivo de los formularios listados en la CC 13-19.

Además, debe cumplir con las especificaciones contenidas en las publicaciones:

  • Publicación 13-05 - Form 499R-2/w-2PR (Copy A) Electronic Filing Requirements for Tax Year 2013, hacer clic aquí para obtener publicación.
  • Publicación 13-06 - Form 499R-2c/W-2cPR Electronic Filing Requirements For Tax Year 2013, hacer clic aquí para obtener la publicación.
  • Publicación 13-07 - Informative Returns Electronic Filing Requirements For Tax Year 2013, hacer clic aquí para obtener la publicación.

Deberá solicitar autorización para la reproducción de los formularios a través del correo electrónico: forms@hacienda.gobierno.pr o llamando al (787) 722-0216, opción 7.
 Deberá mantener una copia del archivo Núm. Cuenta Patronal I13 en la computadora, además se debe realizar un resguardo externo en el medio magnético que se elija. Ej. Disco compacto, disco externo, etc., con los datos de los formularios para poder reconstruir o proveer la data de los mismos, por un periodo mínimo de 10 años. El Departamento de Hacienda no provee datos de las transferencias electrónicas.

Para preguntas relacionadas con la utilización del programa, referirte a la sección de preguntas frecuentes en el Manual del Usuario o enviar un correo electrónico al: w2Info@hacienda.gobierno.pr

¡Advertencia! 
El Departamento de Hacienda solamente aceptará aquellos formularios aprobados por la División de Formas y Publicaciones. Estos deben ser legibles y que estén impresos en una impresora láser.

El Departamento no se hace responsable del método que haya usado para imprimir los formularios. El Departamento de Hacienda no se responsabiliza por el uso de este Programa.

 


Requisitos para instalar el programa

  • Todo sistema operativo debe estar al día con sus "Service Packs" y los "Critical Updates"
  • Tamaño: 15 MB de programa 
  • Requisitos:
    • Sistema operativo: Windows XP SP3 / Vista SP1 / Windows 7 / Windows 8
    • Procesador: 1Ghz o mayor
    • Memoria: 512 MB de memoria (RAM) o mayor
    • Monitor y adaptador VGA
    • 25 MB de espacio disponible en disco duro (HD)
  • Equipo:  impresora láser

 


Requisitos de sistema

  • Microsoft.Net Framework 3.5 SP1:   http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=25150
  • Microsoft Windows Installer 3.1: http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=25
  • Crystal Reports 2010 Runtime
  • Lector PDF

Para bajar el Programa 2013, hacer clic aquí.

Se recomienda que se imprima el Manual del Usuario para facilitar el uso del programa. El mismo se instala automáticamente al descargar el programa y está localizado en: Start / Programs / Programa  Formulario W-2PR e Informativas 2013 / Manual en Español. Para preguntas relacionadas con la utilización del mismo, referirse a la sección de preguntas frecuentes en el Manual del Usuario o enviar un correo electrónico a w2Info@hacienda.gobierno.pr

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